Wat is een workflow?

Een workflow is een reeks aan elkaar verbonden activiteiten of taken die voltooid worden om een resultaat te behalen. Het is belangrijk om een gestructureerde workflow aan te houden omdat dit een duidelijk pad aangeeft om aan specifieke vereisten te voldoen. Er zijn 3 soorten workflows:

• Een volledig handmatige workflow

Deze workflow is in de meeste gevallen niet handig om te gebruiken. Dit komt omdat er veel problemen in kunnen voorkomen. Een voorbeeld van een handmatige workflow is een workflow op papier. Alle notities en handtekeningen worden via een agenda fysiek doorgegeven op de werkvloer.

• Een semi geautomatiseerde workflow

Bij deze workflow worden delen van het proces geautomatiseerd. Het is al wat minder vatbaar voor problemen dan een handmatige workflow. Een voorbeeld van een semi geautomatiseerde workflow is het versturen van een e-mailketen met bijgevoegde bestanden en verwijzingen naar de bestanden die wordt verstuurd naar verschillende afdelingen van het bedrijf.

• Een volledig geautomatiseerde workflow

Een volledig geautomatiseerde workflow is gestructureerd en staat vast. Zo kunnen er geen problemen in ontstaan. Bij deze vorm van workflow worden de taken uitgevoerd volgens de vaste bedrijfsregels die voorhand zijn ingesteld.

Het verschil tussen een workflow en een bedrijfsproces

Een workflow heeft betrekking tot één specifieke taak, terwijl een bedrijfsproces een collectief van taken, activiteiten, richtlijnen en workflows is. Binnen een bedrijfsproces kunnen sommige taken geautomatiseerd zijn en andere handmatig plaatsvinden. Als voorbeeld kun je kijken naar een goedkeuring workflow voor de inkoop van producten. Binnen deze workflow is een bedrijfsregel dat inkooporders boven een vastgestelde waarde goedkeuring moet krijgen door een tweede afdeling. Deze workflow maakt dan onderdeel uit van een groter bedrijfsproces voor de inkoop van goederen. Het complete bedrijfsproces gaat ook over het kiezen van geschikte leveranciers, het indienen van een offerte aanvraag etc.

Waarom is een goede workflow belangrijk?

Een goede workflow is van belang bij ieder bedrijf. Het zorgt namelijk voor meer efficiëntie omdat het voor betrokkenen, processen overzichtelijker en gemakkelijker beschikbaar maakt. Een goede workflow zorgt ook voor meer flexibiliteit omdat het standaardprocessen aanpast aan operationele behoeften. En het zorgt voor een sterkere compliance omdat er een duidelijk overzicht ontstaat met op data gebaseerde resultaten over het beter voldoen aan beleidsnormen en voorschriften.