Waarom kunt u uw archief beter laten digitaliseren?

Er zijn verschillende redenen waarom het verstandig is om uw archief te laten digitaliseren. Zo zijn uw documenten, boeken en andere datadragers hierdoor minder gevoelig voor calamiteiten. Mocht er bijvoorbeeld brand uitbreken in uw pand, kan uw complete archief verloren gaan. Wanneer alles is gedigitaliseerd, is dit niet het geval. U mag dan uw fysieke datadragers verliezen, maar de inhoud blijft beschikbaar. Daarnaast loont het zich om uw archief te laten scannen, omdat het ook de efficiëntie binnen uw werkprocessen verhoogt. Uw medewerkers hoeven namelijk niet meer boek voor boek te doorzoeken naar de informatie die ze nodig hebben, maar vinden dit eenvoudig met een zoekfunctie die het gehele archief doorspit.

Bepaal eenvoudig wie toegang krijgt tot welke data in uw archief

Het digitaliseren van uw archief heeft nog meer voordelen. Dit proces levert namelijk niet alleen meer efficiëntie op, maar zorgt er ook voor dat u meer controle heeft over de data binnen uw bedrijf. U bepaalt namelijk welke medewerkers bepaalde informatie kunnen inzien. Dat zorgt ervoor dat privacygevoelige informatie niet zomaar door iedereen te lezen valt. Zo wordt het eenvoudig om aan de nieuwe richtlijnen voor privacy te voldoen en voorkomt u bovendien datalekken. Het heeft dan ook enkel voordelen wanneer u ervoor kiest om uw archief te laten scannen.

Reken op een expert met jarenlange ervaring

Heeft u besloten om uw archief in te laten scannen en alle gegevens die zich hierbinnen bevinden op die manier te digitaliseren? Dan is het verstandig om hier een expert voor in te schakelen. Alleen dan bent u er zeker van dat de data op de juiste wijze wordt ingescand, zodat u van alle reeds genoemde voordelen kunt profiteren. Daarom rekent u het best op de experts van GMS. Dit bedrijf verzorgt al jaren de archiefdigitalisering van bedrijven in uiteenlopende branches. Neem contact met hen op om de mogelijkheden voor uw archief te bespreken.